Google Docs integráció

A Google Dokumentumok a Google kereshető, böngésző alapú szövegszerkesztője. A legelterjedtebb irodai formátumok támogatásán felül egy kereshető dokumentumtár is egyben. A csoportmunka funkció segítségével akár többen is dolgozhatnak egyszerre ugyanazon a dokumentumon.

Weboldalba ágyazva a Google Dokumentum egy nagyon jó eszköz arra, hogy naprakész információkat közöljünk a látogatókkal úgy, hogy tetszőleges irodai formátumban is hozzáférhető legyen a dokumentum. A szerkesztést pedig a legmegfelelőbb munkatárs végezheti el csoportmunkában másokkal. Amennyiben elrontottak bármit a szerkesztés során, bármelyik korábbi állapot visszaállítható.

Keresőoptimalizált honlapba integrált Google Docs program, amelyen keresztül az ügyfél kényelmesen online szerkesztheti az oldalt
Keresőoptimalizált honlapba integrált Google Docs program, amelyen keresztül az ügyfél kényelmesen online szerkesztheti az oldalt

Mi az a Google Docs?

Olyan modern, böngésző alapú irodai alkalmazás csomag, amely tartalmaz szövegszerkesztőt, táblázatkezelőt és prezentáció készítőt. Nem kell telepíteni a munkaállomásokra semmit, csak egy böngészőt, és kezdődhet a csoportmunka cégén belül és a külső partnereivel együtt.

Dokumentumok létrehozása online

Könnyedén létrehozhat új dokumentumokat pusztán egy böngésző segítségével. Felsorolásszerű listák, rendezés oszlopok szerint, táblázatok, képek, megjegyzések, képletek szerkesztése, betűtípus kiválasztása egyszerűen és gyorsan megoldható. Meglévő irodai dokumentum fájlokat pillanatok alatt feltölthet a dokumentum tárolóba, hiszen a Google Docs felismeri és elfogadja a leggyakoribb fájlformátumokat: DOC, PDF, XLS, PPT, ODT, ODS, RTF, CSV stb.

Az eszköztárban szereplő ikonok segítségével a megszokotthoz nagyon hasonló felületen egyszerű a szerkesztés: betűtípus, szám formátum, cella háttérszín, aláhúzás, félkövér betű beállítása és a többi művelet könnyedén elvégezhető.

Ne küldözgessen többé dokumentumot munkatársainak szerkesztésre

Ami nehezebb, megszabadulni a régi és rossz beidegződésektől. Biztosan találkozott már olyan szituációval, hogy egy elkészített dokumentumot emailhez csatolva átküldött a főnökének és még pár illetékes munkatársának, majd mindenki lementette a dokumentumot a saját gépére, megnyitotta azt, átírt néhány részt, majd visszaküldte Önnek csatolmányként. Ha minden kollégájának ugyanazon verziójú és nyelvi változatú irodai szoftver csomag volt telepítve a gépére, akkor legalább mindenki meg tudta nyitni és ugyanazt látta, ha viszont valakinek a gépén még egy 3 évvel azelőtti irodai szoftver futott, akkor esetleg elolvasni sem tudta azt, amit Ön készített. Ez az irodai formátum horror már a múlté.

A 21. században már nem kell küldözgetni semmilyen munkapéldányt, hanem csak meg kell osztani szerkesztésre: adja meg a Google Docs megosztás másokkal részben azon kollégái emailcímét, akikkel meg kívánja osztani az új dokumentumot. Aki szerkesztheti is, annak adjon szerkesztési jogot. A Google Docs egy rövid emailben értesíti a munkatársait a dokumentum létrejöttéről, és a levélben található linkre kattintva a legfrissebb állapot nyílik meg szerkesztésre vagy megtekintésre.

Mindenki ugyanazt a legfrissebb példányt látja, egyszerre szerkeszthetik a dokumentumot. Amikor elkészül vele, exportálja ki PDF formátumba, és küldheti ügyfelének vagy partnerének a jóváhagyott, csoportmunkában szerkesztett dokumentumot, vagy akár rögtön ki is nyomtathatja.

Tehát ne küldje nekik, hanem csak ossza meg a dokumentumokat munkatársaival csoportmunkában történő szerkesztésre.

Dokumentumok biztonságos tárolása és rendezése

Amennyiben cége egy hagyományos irodai programcsomag használatáról áttér a Google Docs használatára, nem kell többé aggódnia azért, hogy meg lesznek-e dokumentumai a jövőben:

  • Amennyiben meghibásodik gépe, vagy annak merevlemeze, esetleg áramszünet volt, üljön át egy másik működő munkaállomáshoz, lépjen be, és ott folytathatja a munkát, ahol abbahagyta. Erről az automatikus mentés és a Google tároló gondoskodik. Ha megszakad az internetkapcsolat, mert egy munkagép átvágott egy gerinc kábelt, semmi gond, egy tartalék vezetéknélküli vagy mobil internetkapcsolat segítségével folytathatja munkáját. A munka alatt az Ön böngészője és a Google szerverei között, titkosított kapcsolaton áramlik az információ.
  • Rendezze mappákba dokumentumait, és így könnyen megtalálja azt, amit keres a jövőben. A fogd és húzd módszerrel több mappába is elhelyezheti dokumentumait. Mindegyik mappából ugyanaz a dokumentum fog megnyílni.
  • Másolatok egyszerű mentése és exportálása is lehetséges a következő formátumokban: PDF, HTML, DOC, CLS, CSV, ODS, ODT, RTF.
  • A Google Docs kulcsszavas keresője pillanatok alatt megtalálja az adott kifejezést tartalmazó dokumentumokat, nem kell sok percet várni, amíg az operációs rendszerének keresője keres, hiszen a Google index állományt készít a dokumentumokról.

Dokumentumok közzététele

Ön egyszerűen meghatározhatja, hogy ki láthatja dokumentumait. Munka közzététele weblapként egyetlen kattintással megoldja, hogy bárki megtekinthesse a dokumentumot egy böngészőben, webszerkesztési ismeret nélkül is ugyanúgy fog kinézni a dokumentum a látogató böngészőjében, ahogyan Ön megszerkesztette. A közzétételt bármikor visszavonhatja.

Amennyiben néhány munkatársával kívánja csak megosztani, így az email címük megadásával ez is pillanatok alatt megtörténik. A Google Alkalmazások használatával vállalatán belül mindenkivel vagy egy jól definiált csoporttal is megoszthatja a dokumentumait.

Integráció WebMa oldalakkal

Amennyiben az Ön cégének a WebMa készítette a keresőoptimalizált honlapját, és szeretné a Google Dokumentumokat integrálni honlapjára, úgy kérjen munkatársunktól további tájékoztatást a lehetőségekről és előnyökről.

A lehetőségek összefoglalása:

  • Google Dokumentumok – böngésző alapú szövegszerkesztés és csoportmunka. Szöveges dokumentumok képekkel.
  • Google Táblázatok – böngésző alapú táblázatkezelés és csoportmunka. Árlisták és összetettebb kalkulációk beágyazása.
  • Google Prezentációk – böngésző alapú prezentáció készítés és csoportmunka. Céges előadásait egyszerűen megjelenítheti böngészőbe ágyazva.
  • Weboldala releváns részeibe beillesztjük a kívánt dokumentumokat, így Önnek amikor frissíti például az árlistáját, nem kell külön frissítenie a weboldalát.
  • A beágyazás segítségével nem kell több helyen frissíteni az információkat, hanem elég a központi helyen frissíteni az adatokat.
  • Űrlapok készítése – a válaszok egy táblázatba kerülnek. Ezen táblázatból később vagy azonnal a CRM vagy ERP rendszerbe is továbbíthatóak az adatok.
  • A dokumentumokat a Blogba is nagyon könnyű beágyazni.

Olvassa el további Google szolgáltatások WebMa oldalakra történő integrációját:

Tekintse meg kapcsolódó szolgáltatásainkat: